하이브리드 회의를 보다 포괄적으로 만드는 방법

2021년에 Google Meet의 Companion 모드를 미리 발표했습니다. 이 모드는 회의실에 있는 사람들과 원격에 있는 팀원들을 원활하게 연결하여 모든 사람이 고급 호스트 및 참여 기능을 이용할 수 있도록 설계되어 있으며 동시에 회의실 내 오디오 및 비디오 기능을 최대한 활용합니다.

이제 Google Meet 하드웨어 또는 Nest Hub Max(google smart home display)에 연결된 회의 중에 노트북에서 Companion 모드를 사용할 수 있습니다. Companion 모드를 사용하면 채팅, 화면 공유, 손 들기, 투표, 주최자 제어 등과 같은 대화형 기능 및 제어에 액세스할 수 있으며 회의실 하드웨어에 대한 피드백을 피하기 위해 비디오 및 오디오를 끈 상태로 유지할 수 있습니다. 또한 원하는 언어로 캡션과 번역을 활성화하고 자신의 장치에서 프레젠테이션을 바로 볼 수 있습니다.

회의 방문 페이지에서 Companion 모드를 사용하거나 g.co/companion을 사용하여 회의에 참여할 수 있습니다. 콘텐츠를 즉시 공유하려는 경우 g.co/present를 사용하여 Companion 모드에서 동시에 회의에 참여하고 발표할 수 있습니다.

Companion 모드는 팀이 모든 하이브리드 회의에 더 많은 사람과 관점을 포함할 수 있도록 지원합니다.

기타 참여 옵션에서 “Companion 모드 사용”을 선택하여 Companion 모드에 참여

여러개의 팀들과 시간대가 분산되어 있기 때문에 모든 사람이 사용할 수 있는 회의 예약하는 것은 여러 정황상 어려운 문제가 될 수 있습니다. 참여를 극대화하기 위해 몇 가지 가이드를 제안합니다.

• 팀원들이 근무 시간, 위치 및 집중 시간을 캘린더에 추가하도록 권장하여 일정이 wellbeing, personal commitment 또는 childcare와 같은 사항을 고려할 수 있도록 합니다.
• 미팅에 참석이 필요한 사람들을 넓은 범위로 확장하여 초대하세요. 확신이 서지 않으면 사람들을 선택 사항으로 초대하고 참석할 의사가 있는지 물어보십시오.
• 가능한 한 많은 사람들이 참석할 수 있는 날짜와 시간을 선택하십시오. 멀리 떨어진 시간대에 있는 지역들과 일정을 잡을 때, 미팅 참석을 위해 늦게까지 있어야 하거나 일찍 시작해야 하는 팀을 번갈아 가며 회의를 잡으십시오. 또한 매주 글로벌 미팅이 열리는 날을 선택하여 사람들이 그 날을 계획할 수 있게 해주세요.
• 사람들이 참여 여부를 결정하고 그에 따라 준비할 시간을 가질 수 있도록 최소 24시간 전에 캘린더 초대에 의제를 제공하세요. 회의의 목표를 의제에 포함하는것이 좋습니다. 예를 들면: “브레인스토밍 세션에서 4가지 훌륭한 아이디어를 가지고 떠나면 이 회의는 성공할 것입니다.”
• 사람들이 캘린더 초대에 응답할 때 위치를 지정하도록 권장합니다. 수락하면 “회의실에서” 또는 “가상으로 참가”를 선택하여 수락할 수 있습니다. 이것은 주최자를 포함한 모든 사람이 무엇을 예상해야 하는지 알 수 있도록 도와줍니다.
• 진행자와 메모 작성자의 역할을 교체하는 것을 고려하십시오. 이것은 한 사람의 부담을 덜어줄 뿐만 아니라 다른 사람들이 더 온전히 참여할 수 있는 기회를 제공합니다.

‘21년 Google은 Google Workspace에서 팀 공동작업을 위한 공간으로 Spaces를 소개했습니다. Spaces는 Gmail, 캘린더, 드라이브, 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, Meet, Tasks와 같은 도구와 긴밀하게 통합되어 사람들이 주제 기반 토론에 참여하고 지식과 아이디어를 공유하고 프로젝트를 진행하고 커뮤니티와 팀 문화를 구축할 수 있는 더 나은 방법을 제공합니다.

Space는 회의를 준비할 때 특히 유용합니다. 회의 참석자는 배경 문서나 프레젠테이션을 비동기식으로 검토하여 자신의 지역과 작업 스타일에 맞는 시간에 작업하고 Space에서 팀에 대한 질문이나 제안을 추가할 수 있습니다. 그런 다음 모든 정보와 토론은 나중에 참조할 수 있도록 보존됩니다.

Spaces에서 직접 콘텐츠에 액세스하면 회의 참석자가 최신 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다.

잘 수행되면 하이브리드 회의는 회의실과 원격에서 발생하는 두 가지 다른 대화처럼 느껴지지 않습니다. 하나의 포괄적인 경험처럼 느껴지도록 하기 위해 다음을 수행합니다.

• 가상 팀 구성원이 회의에 참여할 때 이를 확인하고 처음 5분 동안 팀과 연결하고 체크인하십시오. Google의 일부 팀은 흥미롭거나 영감을 주는 YouTube 동영상을 재생하거나 팀에 질문(예: 이번 주말에 먹었던 것 중 가장 좋아하는 것은 무엇이었습니까?)을 통해 회의를 시작합니다.
• 지정된 메모 작성자가 캘린더 초대에서 미리 채워진 메모 문서를 만들고 사용하도록 한 다음 참석자와 공유합니다. 주요 참가자가 참석할 수 없는 경우 회의를 녹음하는 것을 고려하십시오.
• 3명 이상의 사람들이 참석한 회의에서 발언하기 전에 meet room에 있는 참석자들에게 Companion 모드를 사용하고 Google Meet의 손 들기 기능을 사용하도록 권장하세요.
• Companion 모드를 사용하더라도 원격 참가자가 회의실의 대화에 끼어들기가 어려울 수 있습니다. 진행자는 원격 참석자들이 수시로 의견을 제시할 수 있는 Space를 마련해야 합니다.
• 가상 팀 구성원이 제외될 수 있는 “in the room” 사이드 대화를 피하고 translated caption 사용을 권장하여 언어 능력 장벽을 최소화하십시오.
• 사람들이 피드백을 제공할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 모든 사람이 그룹 회의에서 자신의 의견을 말하는 것을 좋아하지는 않으므로 의제 문서나 채팅, Q&A 및 설문조사를 통해 피드백을 요청해야 합니다.
• 회의실에서 실제 화이트보드 대신 Jamboard 또는 Jamboard 앱을 사용하여 모든 사람이 보고 기여할 수 있도록 합니다.

일정관리 초대장에서 회의 노트를 가져오는 중입니다.

우리 중 많은 사람들이 지난 2년 동안 팀이 더 많이 분산되면서 회의 피로를 경험했습니다. 회의 참석자가 시간을 잘 보냈다고 느낄 수 있도록 다음을 권장합니다.

• 시간을 내준 모든 사람에게 감사를 표하고 추가 피드백을 요청하는 후속 메모를 보내세요.
• 특히 참석할 수 없는 사람을 포함하여 모든 관련 당사자에게 메모/녹음, 작업 항목 및 결정을 포함합니다.
• 참석하지 못한 팀원들이 참여할 수 있도록 모든 회의 결과물을 관련 팀 또는 프로젝트 Space에 게시하는 것을 고려해 보십시오.
• 반복되는 회의의 경우 분기에 한 번씩 Google 설문지를 사용하여 사람들에게 설문조사를 실시하고 회의를 보다 생산적이고 포괄적으로 만들 수 있는 방법을 물어보세요. 회의의 빈도나 집중도 측면에서 회의를 변경해야 하는지 묻는 익명의 설문 조사를 고려할 수도 있습니다.

최근 글로벌 설문 조사에서 살펴보았듯이, 원격 및 하이브리드 작업 모델이 계속 진화함에 따라 전 세계의 직원들은 서로 및 조직과 작업하고 연결하는 새로운 방법을 찾고 있습니다. 보다 포괄적이고 협업적인 회의를 위한 청사진을 작성하면 팀이 장소와 방식에 관계없이 더 긴밀하게 연결되어 있다는 느낌을 받을 수 있습니다.

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